Digitális épületüzemeltetési nyílvántartási adazbázis (DÉNYA 3.0)

Digitális épületüzemeltetési nyílvántartási adazbázis (DÉNYA 3.0)

Létrehozva 2013. szeptember 28. Utoljára módosítva 2013. szeptember 29.
Írta: Bartos Péter

*

 

   Vállalkozunk az alábbi rendszer kialakításra, betanítására, üzemeltetésére. 

 

1982-ben láttuk egy minőségi kifogásnál a Japán Yokohama cég szakemberét fotózni, és azonnal rájöttünk, milyen egyszerű, és mégis milyen hasznos bizonyítási módszer ez a napi munka során.

Tőlük tanultuk, 4 év múlva már mi is alkalmaztuk e kézen fekvő megoldást. Mára közel Terrabytos adatmennyiséggel dolgozunk, s vannak olyan épületek, melyeknek  üzemeltetés történetét  10 évre visszamenőleg is keresni tudjuk.

A digitális adatrögzítés, másolás az Internet segítségével hihetetlen lehetőségeket takar, amit tapasztalatunk szerint nem használunk ki eléggé Magyarországon.

Ha készülnek is digitális fényképek beruházásokról, építési folyamatokról, pár hónap múlva elkallódnak azok, mert nincs rendszer melybe illeszkedne, és konzerválódna ezen információ fajta.

Igen gyakran a képek csak a pillanat kedvéért készülnek.

Pedig mára már adottak és egyszerűek az eszközök a jártasságot is könnyen megszerezheti az ember, s nem kell azt az utat végig járni, amit mi tettünk meg korábban saját erőből.

 

Kiknek ajánljuk az alábbi sorokat?

 

Leginkább egymástól elkülönülten üzemelő, több telephellyel rendelkező termelő, szolgáltató, intézményi szereplőknek ajánljuk az ismertesére kerülő rendszert, mely lehetőséget ad az épületek üzemeltetése, karbantartása, javítása során a munkafolyamatok nyomon követésére, dokumentálására, vissza keresésre.

Egy, vagy néhány telephellyel üzemelő gazdasági szereplők számára is ajánlott az általunk vázolt metodika, de értelemszerűleg más előnyök hangsúlyozása lehet indokolt ezen esetekben.

 

Szükséges felvezetésként röviden jellemezzük az épület fenntartók, üzemeltetők általános gyakorlatát üzemvitel, karbantartás, hibaelhárítás, felújítás során.

 

Adott egy feladat, melyre saját alkalmazott és/vagy szerződött külsős, esetileg megbízott partner igénybevétele szükséges.

Miután lezajlik a munkavégzés, megtörténik (vagy nem) az átvétel, és érkezik a számla.

 

Alap esetben minden rendben van, a számlát kifizetik, a feladat elvégezve, mindenki elégedett….. és ez így megy mindörökké. Ha ez így lenne mindig és mindenütt, nem is kéne  a DÉNYA 3.0 !

 

Általános, hogy ettől eltérnek a hétköznapok.

Megváltozik a munkák bonyolításáért, ellenőrzésért felelős személy, változnak a saját alkalmazottak, szerződött, vagy alkalmanként felkért kivitelezők, vagy akinek kéne nem emlékszik pontosan a korábban végzett munkákra.

Nincs nyoma annak, (vagy pl. az új személyek nem tudnak róla) hogy mikor milyen terven nem rögzített átalakítások, átkötések, befalazások, javítások történtek…..így adott esetben újra kell nyomozni, fel kell tárni, értelmezni kell a kialakult helyzetet ahhoz hogy az új, vagy megismétlődő problémát el lehessen hárítani.

Ez nem csak akkor költségnövelő tényező, ha saját alkalmazott (pl. karbantartó) végzi ezen „plusz” feladatot, hanem akkor is, ha külsős igyekszik tisztázni a helyzetet, hiszen ahhoz, hogy ajánlatot adhasson a munkára, a feltárás/felmérés több időt –ez is munkavégzést feltételez-  vesz igénybe.

 

Az általunk kidolgozott  rendszer fenti problémát is orvosolja, illetve megelőzi további költség növelő, és hatékonyság csökkentő helyzetek kialakulását.

Ha tegyük fel a beruházási, vagy üzemeltetési ellenőr  pl. anyagilag érdekelt (ezt nyugodtan hívhatjuk korrupciónak) szemet hunyni a kivitelező mulasztása felett, ezért rossz, vagy hiányos munkát vesz át hibátlanként, akkor ebből az üzemeltetésnek lesz később gondja.

Hiba esetén, ugyanis ha nincs a vízemelő zsompban szivattyú, vagy nincs befejezve a tető, de hibátlanul vannak átvéve a munkák és nincs hiánylistába (vagy csak részlegesen van feltüntetve) a kihagyott eszköz, vagy munkavégzési szükséglet, akkor azt üzemeltetési költségként kell pótolni egy későbbi időpontban, vagy hiba jelentkezésekor.

(Miközben a beruházás jól teljesít, az üzemeltetés költséget fog túllépni, látszólag rosszul dolgoznak tehát.)

 

Mi a megoldás?

 

1.

Minden tervről, digitális másolatot kell készíteni. Minden épületről min. homlokzati, és tető adatbázis képeket kell készíteni.

2.

Minden konkrét munkavégzéssel foglalkozónak minden munkavégzés minden munkafázisról digitális adatot (kép, film, iratmásolat, hanganyag, internetes hivatkozás stb.) kell készítenie, és azt az érintett felé (Megrendelő felé) biztosítania kell.

Csak olyan számla fizethető ki, melyen az adott munkavégzés minden fázisa lekövethető.

3.

Az adatokat rendszerezve tárolni, menteni szükséges. Tárolásnál lehetőleg önálló adatfogadási és küldési rendszert kell biztosítani, mely a belső hálózatot nem veszélyeztetve önállóan képes adatforgalomra (pl. mobil internet hozzáférés).

Az alap hardver semmilyen fizikai módon nem kapcsolódik a belső hálózathoz!

Onnan adatot pl. pendrive-on vagy  levélküldő alkalmazással lehet más felhasználóhoz átadni, átküldeni.

4.

Az adatok nyilvántartásának szervezése speciális elvárások szerint is történhet, de vannak célszerű alap elvárások a feladattal kapcsolatban.

Nyílvántarthatók kivitelezők, vagy feladatok/feladat típusok alapján az adatok, de szóba jöhet belső felelős személyenkénti nyilvántartási módozat is (ezek párhuzamosan is futhatnak).

5.

Hardver:

Megrendelő, vagy külsős által biztosított asztali, vagy hordozható számítógép.

6.

Szoftver:

Op. Rendszer, Internet hozzáférés, levelező, kép/film, táblázatmegtekintő, PDF megtekintő, ftp kapcsolati és fájlkezelő alkalmazások.

Gyakorlatilag a szoftver környezet adott esetben legálisan is közel költségmentesen biztosítható. Nincs szükség, sőt nem is lenne jó olyan alkalmazások telepítése, melyekkel az adatok módosíthatók.

 

7. Működés:

Előkészítés; a hiba digitális rögzítése, a kivitelezővel folytatott levelezés adatainak rögzítése.

 

Munkavégzés: a munka folyamatok rögzítése, ide értve pl. a plusz munkák iratmásolati és képi dokumentációját, vagy az építési napló másolatát.

 

Befejezés: igazolások, számlák másolatának kép adatképzése, rögzítése.

 

Szerződésben (belső munkatársnál munkaköri leírásban) ismertetni kell a digitális adatrögzítés alapvető szükségességét, illetve fel kell hívni a figyelmet, hogy ennek hibája sérülése, hiánya a számlázást ellehetetleníti.

(Javasolt az adott napi adatküldés, amivel a hibák kiszűrhetők, illetve Megrendelő naprakészen tud a munkafolyamatok állásáról.)

 

A továbbiakban a külsős munkavégzésekre koncentráljunk, hiszen a belső munkatárs munkavégzéseinek dokumentálása a specialitások miatt eltérnek az általánosan leírható külsős munkavégzőkétől.

 

A rendszer annál biztosabb és hatékonyabb, minél egyszerűbb és minél több olyan megoldást tartalmaz, amit sokan ismernek, vagy könnyen elsajátíthatnak.

 

Célszerű az adatokat 640x480 képi méretben elvárni, (erre kell alapozni) mert így egy e-mailben viszonylag gyorsan és sok információ küldhető. Törekedni kell a dátumfotó készítésének követelményére.

 Az iratmásolatok  természetesen nagyobb méretben kell, hogy készüljenek (egyszerűen fogalmazva 3 Megapixeles képigényesség elégséges az A4-es irat másolatának olvasásához)

 Az adatok egy email címre érkeznek, ahonnan napi rendszerességgel az adatbázis kezelő személy leemeli a küldött üzeneteket és elmenti azokat az alap gép megfelelő struktúrájába. Erre azért van szükség, mert a kivitelezők számítástechnikai képességei és gyakorlata eltérő, de ez az a minimum, amit el lehet várni, illetve a nap bármely szakában alkalmazható.

Az email címről az adatbázis kezelője által  a Megrendelő telephelyén található alap gépre mentés nyílván napközben lehetséges, amikor a gép üzemkész, és az ftp kapcsolat felépíthető.

 

Az adatok mentését (biztonsági másolatok (!!) MÁSOLATOK!!!) a kezelőnek kell végeznie operációs rendszer nélküli külső adathordozókra, melyeket tűz, és betörésvédelmi okokból fizikailag elkülönülten kell tárolni az alap géptől.

(Ez tehát minimum 3 adatbázis párhuzamos létezését feltételezi. Ebből kettő lehet pl. a Megrendelőnél, 1 az adatbázis kezelőjénél)

 

Ki tekintheti meg az adatbázist? Ez a belső szabályzatok szerint történhet, de nyílván az, aki a kezelőtől adatot kérhet, vagy a géphez hozzá férhet Megrendelő telephelyén.

Ki kezelje az adatbázist?

Az adat feltöltési oldalát, - ami az igazán dolgos feladat- nagyobb vagy több külső egységgel rendelkező Megrendelő esetén célszerű külső személyre/cégre bízni, mert így személytelenné, és következetesebbé válik az adatok elhelyezése, nehezebb a manipuláció, hiszen az adatokat küldő kivitelező egy email címmel van kapcsolatban s elvileg nem is ismeri a kezelőt.

Külső adatküldő esetén a Megrendelőnél kell aki fizikailag illeszti/leválasztja és eltárolja  a mentésre szolgáló külső adathordozót/hordozókat napi rendszerességgel. Megrendelő és a külső adatfeltöltő –kezelő- között ftp kapcsolat van/kell hogy legyen.

 

8. Egyéb megfontolásra ajánlott információk:

Mi a teljes rendszer beüzemelését, hardver/szoftver oldali feltételek biztosítását, üzemeltetését, betanítását vállaljuk (rész és egész feladatok).

Árak: nem lehet két egyforma ár, mert nincs két egyforma elvárás, adatmennyiség, vagy adat gyakoriság tekintetében.

Itt konkrét feladatra készíthetők konkrét árak, de eligazodásként a közel jövőben kidolgozunk egy támpontot viszonyítási lehetőségként.

 Magunk ellen beszélünk akkor, amikor azt jelezzük, az adatok kezelésével nem feltétlen külső vállalkozást kell megbízni.Lehet ez cégen belül otthon végzett plusz feladat, vagy például távmunka részmunkaidőben stb.! 

Mik a rendszer előnyei?

- Nem kell minden –akár távoli- munkavégzést minden nap ellenőrizni.

- Lekövethetők az ütemezési elmaradások, technológia megsértése, ami lehetőséget ad a

   gyors, időben történő beavatkozásra.

-  Az elvégzett munkák leigazolása egyszerűbb, gyorsabb.

-  Bármilyen beruházási, üzemeltetési javítási, felújítási munka visszakereshető, és

   hivatkozható, igen  nagy mértékben   megkönnyítve a garanciális ügyintézést, a vitás

   helyzetek kialakulását, tisztázását.

- Peres ügyeknél bizonyítékot szolgáltatnak, hiszen az adatokat  a kivitelező fél küldte (ezért

   is kell a teljes email anyagot elmenteni, s nem csak a küldött mellékleteket!!!).

- A rendszer üzemelése persze azt is elősegíti, hogy a tisztességes kivitelezők is nagyobb

  biztonságban érezhessék magukat, hiszen felkerülhetnek az őket érintő adatbázisba olyan

  adatok is, amik az ő álláspontjukat igazolhatják a későbbiekben. Például egy emailen

  megküldött fizetési emlékeztető, vagy felszólítás, esetleg egy építési napló melyben

  nyilatkozatra, vagy határidő módosításra szólítja fel Megrendelőt.

 

Éppen azért, hogy a rendszer előnyei  teljes mértékben érvényesülhessenek, és a manipuláció esélye csökkenjen, célszerű a külsős adatkezelő beiktatása, akitől el kell várni, hogy adott időnként, vagy munkánként DVD lemezen zárja az adatállomány illetékes részét, és azt postázza Megrendelő felé.

 

www.bthbs.com

bartos péter

 

*

DÉNYA történet:

1.0  1986-1998 : esetenkénti analóg képi adatok készítése, „analóg” postázása.

2.0  1998-2009 : rendszeres digitális adatkészítés és elektronikus postázás.

2.2    2008 online és email adatbiztosítások, ftp szerver beüzemelése.

2.3    2009 online adatbiztosítások felszámolása, mert a belső hálózati tűzfalak nehezítik/ellehetetlenítik a biztonságos kommunikációt.

3.0  2010  DÉNYA rendszer szervezés kialakítása (véleményezések bekérése, igények felmérése), rendszer üzemeltetés kifelé ajánlása próba üzem.

2011 DÉNYA  önálló tevékenységi kör kiajánlása. (Ez a jelen, fenti anyag.)